När ett företag låter en anställd använda en företagsbil, oavsett om det är en tjänstebil, servicebil eller förmånsbil, behöver både arbetsgivare och förare ha en tydlig, skriftlig överenskommelse om hur bilen får användas och vilket ansvar som gäller. Det handlar om att skapa trygghet för båda parter och undvika missförstånd eller tvister i efterhand.
En bilpolicy är i detta sammanhang ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon). Ett TRF-kort är företagets formella dokument som visar vem som får disponera en viss bil och under vilka villkor. Det är ett juridiskt bindande avtal som kopplar samman en specifik bil med en namngiven förare och gör ansvarsfrågorna helt klara.
Varför en bilpolicy behövs
När en företagsbil lämnas ut uppstår alltid frågor som bör vara reglerade i förväg:
- Vem ansvarar för självrisk om bilen skadas.
- Vem betalar eventuella böter eller avgifter.
- Vem ser till att service, däckbyten och besiktning sker i tid.
Utan en skriftlig policy kan både företag och förare hamna i en situation där ansvaret är oklart, vilket lätt leder till konflikter och onödiga kostnader. Med ett TRF-kort blir det tydligt från start vem som har dispositionsrätt och vilket ansvar som gäller.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
Ett TRF-kort innehåller de grundläggande uppgifter som gör att användningen av bilen kan styrkas och ansvarsfördelningen är klar:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får disponera bilen
- underskrifter från båda parter
Med dessa uppgifter är det formellt dokumenterat vem som disponerar bilen och under vems ansvar den används. Det ger både arbetsgivare och förare en tydlig gemensam referens som kan visas upp vid behov, till exempel vid en poliskontroll eller när frågor uppstår internt.
Fördelar för både företag och förare
Att ha en bilpolicy i form av ett TRF-kort minskar risken för missförstånd och gör att ansvarsfördelningen är tydlig redan från början. Företaget kan visa vem som har tillstånd att köra fordonet, och föraren vet exakt vilka skyldigheter och rättigheter som gäller. Det skapar ordning, sparar tid och ger en tryggare hantering av företagets bilar.
Sammanfattning
En bilpolicy är en viktig del av företagets hantering av företagsbilar. Genom att skapa ett TRF-kort får du ett bindande avtal som klargör vem som får använda bilen och vilket ansvar som gäller. Det är ett enkelt och effektivt sätt att undvika missförstånd och se till att både arbetsgivare och förare vet vad som gäller från första dagen.